প্রেরক-প্রাপক
কেউ যখন কোনো মেইল পাঠায় তখন সবার আগে মেইলটাকে পাঠিয়েছে সেটা দেখি। তাই প্রেরক এবং প্রাপকের অংশগুলো ঠিকভাবে লিখতে হয়। মেইলটি যদি ব্যক্তিগত না হয়, তবে প্রেরক অংশে যথাসম্ভব আপনার পেশায় ব্যবহৃত নাম ব্যবহার করুন। কিংবা কোম্পানির নাম উল্লেখ করতে পারেন। এতে প্রাপক সহজেই মেইলটির গুরুত্ব বুঝতে পারবেন।
বিষয়বস্তু পরিস্কার করা
একটা ইমেইল লিখতে হলে সবার প্রথমেই আসে পুরো মেইলটির বিষয়বস্তু মানে টাইটেল লাইন। আর এটা পড়েই অপর পাশের মানুষটি বিস্তারিত মেসেজ সম্পর্কে ধারণা নিবেন। তাই টাইটেলে থাকা লাইনটি হতে হবে একেবারে নির্দিষ্ট কোনো বিষয়বস্তুর সারমর্ম। যেমন হতে পারে, কোনো সহকর্মীকে পরবর্তী একটি মিটিংয়ের সংবাদ জানাতে চাচ্ছেন।
প্রফেশনাল মেইল অ্যাড্রেস ব্যবহার
কর্মক্ষেত্রে প্রফেশনালিজম পরিস্কার করে তুলে ধরতে পারে ব্যক্তিগত ইমেইলের বদলে কর্মক্ষেত্রের ইমেইল ব্যবহার। কোনো ক্লায়েন্টের সঙ্গে যোগাযোগ করতে গিয়ে, আপনি নিজের ব্যক্তিগত মেইল অ্যাড্রেসটি থেকে যদি তাকে মেইল পাঠান, তবে তার কাছে প্রফেশনাল ভদ্রতা নিয়ে যথেষ্ট সন্দেহ তৈরি হবে। ক্লায়েন্ট এমন কোনো ব্যক্তি কিংবা কোম্পানির সঙ্গে ব্যবসায়িক যোগাযোগ রক্ষা করবে না, যাদের একটি মেইল পাঠানোর ব্যাপারে নূন্যতম ধারণা নেই।
শুভেচ্ছা বিনিময়
সচরাচর কোন বন্ধু কিংবা সহকর্মীকে মেইল করার জন্য ‘হাই’ বলি।
নিজের চেনা মানুষগুলোর সঙ্গে যোগাযোগের জন্য এতটুকু সৌজন্য মানানসই। কিন্তু মেইলটি যখন এমন একজনতে পাঠাবেন, যার সঙ্গে ব্যবসায়িক লেনদেন রয়েছে, তার সঙ্গে ‘হাই’ বলার চেয়ে ‘হ্যালো’ বলাটাই বেশি সৌজন্যমূলক।